Các loại chìa khóa trong khách sạn phổ biến nhất năm 2023

Trong quá trình quản lý, kiểm soát và vận hành hiệu quả trong kinh doanh khách sạn, thì không thể bỏ qua việc phân chia và sử dụng các loại chìa khóa trong khách sạn. Đây là công việc cực kỳ quan trọng, các loại chìa khóa trong khách sạn khác nhau sẽ có mục đích sử dụng khác nhau, giúp thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý hơn.

1. Các loại chìa khóa trong khách sạn là gì?

Các loại chìa khóa trong khách sạn là thiết bị (thường là thẻ hoặc chìa khóa) dùng để vào một phòng hoặc dãy phòng cụ thể trong khách sạn. Điều này thường được nhân viên tại quầy lễ tân đưa cho khách thuê khi nhận phòng.

Trước đây, các loại chìa khóa trong khách sạn thường là chìa khóa vật lý, nhưng hầu hết các khách sạn cao cấp hiện nay đều sử dụng thẻ chìa khóa điện tử. Các loại khoá thẻ này được mã hóa bằng một chữ ký duy nhất khớp với ổ khóa trên mỗi cửa phòng. Sau khi khách trả phòng, thẻ thường được lập trình lại cho khách tiếp theo thuê.

1.1. Khóa điều khiển trong khách sạn là gì?

Quản lý các loại chìa khóa trong khách sạn thường đề cập đến các thủ tục và chính sách để quản lý và theo dõi việc sử dụng, phân phối, lưu trữ và hoàn trả chìa khóa. Điều này bao gồm cả chìa khóa đưa cho khách và nhân viên. Mục đích chính của quản lý là đảm bảo sự an toàn và riêng tư của khách, tài sản của họ, cơ sở vật chất và tài sản của khách sạn.

Bằng cách triển khai và duy trì các quy trình quản lý khóa hiệu quả, các khách sạn sử dụng các loại chìa khóa trong khách sạn có thể giảm nguy cơ trộm cắp, xâm nhập trái phép và các sự cố bảo mật khác. Nó cũng cải thiện sự hài lòng của khách bằng cách đảm bảo sự riêng tư và an ninh cho phòng khách thuê.

1.2. Kiểm soát chính trong vệ sinh là gì?

Phím điều khiển dịch vụ dọn phòng là các chính sách và thủ tục để quản lý và giám sát việc phân phối, sử dụng và lưu giữ chìa khóa trong bộ phận dọn phòng của khách sạn. Điều này rất quan trọng để đảm bảo an ninh, quyền riêng tư và hoạt động hiệu quả của khách sạn.

Nhân viên dọn phòng thường yêu cầu được vào phòng của khách trước khi dọn dẹp và bảo trì. Bạn cũng sẽ quản lý một số khu vực hạn chế như phòng giặt ủi và khu vực cất giữ đồ dùng cá nhân. Thường sẽ có một khóa chính hoặc chìa phụ mà bạn có thể sử dụng để mở nhiều phòng hoặc khu vực trong khách sạn.

Quản lý chìa khóa vệ sinh đúng cách là điều cần thiết để đảm bảo an ninh cho các phòng và khuôn viên của khách, duy trì sự riêng tư của khách và đảm bảo các hoạt động vệ sinh hiệu quả.

2. Các loại chìa khóa trong khách sạn phổ biến nhất hiện nay

Các loại chìa khóa trong khách sạn khác nhau sẽ tương ứng với một vai trò và mục đích sử dụng riêng, giúp thuận tiện trong quá trình sử dụng và quản lý.

2.1. Guest room keys 

Đây là loại chìa khóa được giao riêng cho khách thuê phòng, mỗi phòng khách sạn tương ứng với 1 chìa khóa phòng. Tùy thuộc vào thời gian lưu trú của khách, giới hạn sử dụng có thể được thiết lập, khách không thể vào phòng sau khi hết thời hạn. Tính năng này được theo dõi và quản lý thông qua hệ thống phần mềm quản lý khách sạn và giúp hạn chế hành vi gian lận, thất thoát tài sản của khách sạn.

2.2. Master keys

Master keys còn được gọi là chìa khóa tổng, nó có thể mở khóa bất kỳ phòng nào trong khách sạn và không giới hạn thời gian. Quản trị/ Trưởng bộ phận sẽ sở hữu chìa khóa này, để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Dùng khi cần mở phòng khách nhưng không tìm thấy chìa khóa phòng, bị lỗi hoặc hết hạn sử dụng.

2.3. Floor supervisor keys

Hay còn gọi là chìa khóa tầng, có thể mở một số phòng trên một tầng cụ thể hoặc tầng phòng cụ thể trong một khu vực. Chìa khóa này được giữ bởi người giám sát tầng hoặc quản lý bộ phận. Nó có giới hạn thời gian và nên được kiểm tra trước khi sử dụng.

2.4. Housekeeping staff master keys

Là chìa khóa chuyên dụng dành cho nhân viên chức năng, dùng để mở cửa trong quá trình dọn phòng, check in cho khách hoặc bảo trì phòng. Vì vậy, giống như chìa khóa chính, chìa khóa chính của nhân viên dọn phòng có thể được mở ở bất kỳ phòng nào trong khách sạn. Tuy nhiên, cần cẩn thận về thời gian và mục đích sử dụng để không gây bất tiện cho khách. Do đó, nhân viên phải biết chính xác phòng nào sẽ mở và khi đứng trước cửa phòng phải gõ cửa ba lần và thông báo họ đến bằng cách nói công việc của mình khi đến.

2.5. Grand keys

Loại khóa này được sử dụng để mở các phòng chức năng như phòng giặt, phòng ăn, phòng hội nghị và thường chỉ dành cho các nhân viên có liên quan.

2.6. Emergency keys

Chìa khóa này, được gọi là chìa khóa khẩn cấp, có thể mở tất cả các phòng khách thuê, nhưng nó chỉ được sử dụng trong một số trường hợp khẩn cấp và mở khóa nếu các phím chức năng khác bị thiếu hoặc không hoạt động. 

Chìa khóa khẩn cấp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của khách và cơ sở khách sạn, vì vậy chúng được cất giữ cẩn thận trong hộp kín bởi người quản lý chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng chúng. Việc bàn giao chìa khóa phải được ghi đầy đủ, rõ ràng, bao gồm người nhận, thời gian và mục đích.

Lưu ý:  Ở khía cạnh phân loại khác, các loại chìa khóa trong khách sạn cũng có thể là:

• Khóa khách sạn sử dụng chìa khóa cơ
• Khóa khách sạn sử dụng mã số
• Khoá khách sạn sử dụng kết hợp chìa khoá cơ và mã số
• Khóa điện tử thông minh kỹ thuật số
• Thẻ từ
• Khóa thông minh sử dụng vân tay

3. Vai trò kiểm soát chìa khóa trong khách sạn

Quản lý các loại chìa khóa trong khách sạn là một phần quan trọng của an ninh khách sạn. Đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn, riêng tư cho khách và bảo vệ tài sản của khách cũng như cho khách sạn. Dưới đây là một số lý do tại sao kiểm soát các loại chìa khóa trong khách sạn là quan trọng:

3.1. An ninh và đảm bảo sự riêng tư cho khách: 

Các loại chìa khóa trong khách sạn là phương tiện chính để đảm bảo an ninh và sự riêng tư của khách trong khách sạn. Quản lý chìa khóa hiệu quả đảm bảo rằng chỉ những cá nhân được ủy quyền (khách và nhân viên khách sạn được chỉ định) mới có thể vào các phòng cụ thể.

3.2. Bảo vệ tài sản: 

Khách sạn có nhiều khu vực cần được đảm bảo an toàn, chẳng hạn như nhà kho, văn phòng và các phòng vật chất khác. Quản lý chìa khóa phù hợp đảm bảo rằng chỉ những cá nhân được ủy quyền mới có quyền truy cập vào các khu vực này và ngăn chặn hành vi trộm cắp và lạm dụng tài sản.

3.3. Ứng phó khẩn cấp: 

Trong trường hợp khẩn cấp như hỏa hoạn hoặc vấn đề y tế, nhân viên khách sạn phải có quyền truy cập ngay vào tất cả các phòng. Một phần trong quy trình quản lý chìa khóa là chìa khóa chính và chìa khóa khẩn cấp cho phép nhân viên nhanh chóng vào bất kỳ phòng nào khi được yêu cầu.

3.4. Phòng chống mất tài sản: 

Chìa khóa rất dễ bị mất hoặc thất lạc. Một hệ thống quản lý khóa mạnh mẽ theo dõi quá trình phát hành và trả lại khóa, giảm khả năng mất khóa. Quy trình quản lý khóa phù hợp cho phép can thiệp ngay lập tức trong trường hợp mất khóa như tắt khóa điện tử hoặc thay ổ khóa nếu cần.

3.5. Trách nhiệm: 

Các quy trình kiểm soát khóa, đặc biệt là khóa điện tử, có thể cung cấp dấu vết kiểm toán về người đã từng ra vào phòng khi nào. Điều này giúp khách sạn điều tra các sự cố, giải quyết tranh chấp và quy trách nhiệm cho nhân viên.

3.6. Sự hài lòng của khách: 

Kiểm soát phím phù hợp góp phần vận hành trơn tru và cải thiện sự hài lòng của khách. Khách thuê có thể yên tâm về quyền riêng tư của mình khi khách sạn đảm bảo có sẵn các quy trình quản lý chìa khóa hiệu quả.

Các khách sạn thường trang bị các loại chìa khóa trong khách sạn khác nhau để tiện sử dụng và quản lý. Nhân viên nên hiểu rõ vai trò và công dụng của các loại chìa khóa trong khách sạn để sử dụng chúng một cách hợp lý nhất và hạn chế tối đa những sai sót gây ra những hậu quả đáng tiếc cho khách, bản thân và khách sạn.